Conectar Factusol con un CRM (y Stel Order) sin técnico y sin abrir puertos

Si tu empresa trabaja con Factusol o con Stel Order, ya tienes una lista de clientes. Lo que no quieres es que el CRM se convierta en una segunda libreta donde apuntarlos otra vez. Por eso tiene sentido conectar Factusol con un CRM (o Stel Order, que es el mismo caso): que los clientes pasen solos de un programa al otro y que cada uno haga su trabajo.

En Hilo, el CRM para pymes que hacemos en VEXEO, esa conexión la haces tú desde la app. Sin técnico y sin abrir puertos en el router. Aquí tienes qué ganas y cómo se hace con cada programa.

Por qué conectar tu programa de gestión con el CRM

El programa de gestión (el ERP, en la jerga) es donde facturas. El CRM es donde sigues a quien todavía no te ha comprado, o a quien quieres que vuelva a comprarte. Son dos trabajos distintos, pero hablan de las mismas empresas.

Cuando no están conectados, pasa lo de siempre. El cliente se da de alta dos veces, con el teléfono bien en un sitio y mal en el otro. El comercial no sabe si esa empresa tiene facturas sin pagar antes de ir a verla. Y alguien acaba copiando datos a mano de un programa a otro.

Conectar Factusol con un CRM no es un lujo de empresa grande. Es que cada dato se escriba una sola vez y que todos miren el mismo.

Qué cambia cuando Hilo y tu programa de gestión están conectados

Los clientes entran solos, cada dos horas

Los clientes que ya tienes en tu programa de gestión aparecen en Hilo sin que tengas que importarlos. Y cada dos horas, Hilo vuelve a traer las altas y los cambios. Si usas Stel Order, llegan también sus personas de contacto.

Las facturas, con su estado de cobro real

En Hilo ves las facturas de cada cliente con su estado de cobro: cobrada, a medias o pendiente. Antes de llamar para ofrecerle algo más, sabes si hay algo pendiente de cobro.

Con Stel Order, las facturas se traen cuando pulsas «Sincronizar facturas»: no llegan solas, las pides tú cuando las necesitas.

Al ganar un negocio, el cliente se da de alta en tu programa

Cuando marcas un negocio como ganado, Hilo da de alta al cliente en tu programa de gestión. Y si el contable ya lo había creado, lo vincula en vez de duplicarlo. Con Stel Order, lo busca por su NIF.

Cómo conectar Stel Order con Hilo en cinco minutos

Con Stel Order la conexión va por su clave de API, que es la llave que Stel Order da a otros programas para que puedan leer y escribir en tu cuenta. Son cinco minutos y no hace falta llamar a nadie.

Qué necesitas

• Ser el administrador de tu cuenta de Hilo.
• Entrar en Stel Order con el usuario superadministrador.

No hace falta ninguna dirección de servidor ni ningún dato técnico más.

Los pasos

1. En Stel Order, entra en Funcionalidades, luego en API, y pulsa «Nuevo+» para crear una clave.
2. Cópiala.
3. En Hilo, abre los ajustes, entra en la conexión con Stel Order y pega la clave.
4. Pulsa «Probar conexión». Si todo va bien, queda conectado.

La clave se guarda en el servidor y la app no te la vuelve a enseñar.

Cómo conectar Factusol con un CRM sin abrir puertos

Con Factusol de escritorio (el que tienes instalado en un ordenador o en el servidor de la oficina) el camino es otro, porque tus datos no están en internet: están en ese equipo. Para conectar Factusol con un CRM como Hilo, se instala un pequeño conector en ese mismo ordenador.

Un instalador y un código de un solo uso

1. Desde los ajustes de Hilo, en la conexión con Factusol, descarga el instalador. Hazlo desde el propio ordenador donde está Factusol: así lo descargas e instalas en el mismo sitio.
2. Genera el código de conexión (en la app lo verás como «token»). Sirve una sola vez, caduca a las 24 horas y solo se enseña en ese momento, así que cópialo antes de cerrar.
3. Instala el conector en ese ordenador y pega el código cuando te lo pida.

Si el código caduca sin que lo hayas usado, generas otro y listo.

Por qué no hace falta abrir ningún puerto

La forma clásica de que un programa de fuera hable con uno de tu oficina es abrir un puerto en el router y dejarlo abierto. Aquí no. El conector sale él a buscar el trabajo: nadie entra desde fuera.

Menos puertas abiertas es menos superficie expuesta. Y además no hay nada que configurar en el router ni que pedirle a tu proveedor de internet.

Ves si está en línea y lo revocas cuando quieras

En la misma pantalla de Hilo ves el estado del conector: «En línea» si está hablando con Hilo, o «Sin contacto» si ha dejado de hacerlo, por ejemplo porque ese ordenador está apagado.

Si cambias de equipo o quieres cortar la conexión, la revocas con un botón. Para instalarlo de nuevo, generas un código nuevo desde la misma pantalla.

Preguntas rápidas

¿Hilo me hace las facturas?

No. Hilo no factura: marca qué hay que cobrar y ahí acaba. Facturar es cosa de tu programa de gestión.

Si borro un cliente en Stel Order, ¿desaparece de Hilo?

No. Stel Order manda, pero no borra: cuando sincroniza, solo pisa los datos que trae rellenos.

¿Necesito un informático para conectarlo?

Para Stel Order, no: basta con la clave y los cuatro pasos de arriba. Y para conectar Factusol con un CRM, tampoco: basta con que alguien de la oficina pueda instalar un programa en el ordenador donde está Factusol.

¿Y si mi programa de gestión es otro?

Hoy Hilo se conecta desde la app con Stel Order y con Factusol de escritorio. Si trabajas con otro programa, eso ya no es un botón de la app: es un proyecto de automatización de procesos, y se estudia caso a caso.